نکات طلایی برای حضور در ملاقات رسمی
برای همه ما اتفاق می افتد که در ملاقات های رسمی و یا غیر رسمی تلاش می کنیم تصویر ذهنی مطلوبی از خود در ذهن مخاطب به جا بگذاریم.
به گزارش «سیمرغ » نحوه ایستادن، نشستن ، قدم زدن ، صحبت کردن ، گوش کردن و کلماتی که انتخاب می کنیم همگی بیانگر شخصیت ماست و در شکل گیری تصویر ذهنی مخاطب ما نقش بسزایی دارد.
بنابراین برای هر ملاقات حضوری یا مکالمه تلفنی برنامه داشته باشید.
وقت شناس باشید! طوری که دیگران ساعت خود را با شما تنظیم کنند. اگر در ساعت مقرر به جلسه مورد نظر نرسیدید ضمن عذرخواهی علت دیر رسیدن خود را توضیح دهید.
به یاد داشته باشید مودب بودن و رفتار توأم با نزاکت در شکل گیری یک برداشت اولیه مثبت نقش بسزایی دارد.
پوشیدن یک لباس مناسب و آراسته این پیام را منتقل می کند که شما به دنیای پیرامون خود احترام می گذارید.
خوش آمدگویی دوستانه و معرفی همراهانتان گام مهمی است. به طور معمول اشخاص با رتبه های پایین تر به اشخاص رتبه بالاتر معرفی می شوند. کسی که معرفی می شود ، هنگام معرفی باید از جا برخیزد.
هرگز با نوک انگشتان دست نداده و دست طرف مقابل را بیش از حد فشار ندهید.
منتظر بمانید تا از شما بخواهند بنشینید.
هرگز قوز نکنید!
کیف دستی خود را روی میز تحریر مخاطب خود نگذارید بلکه روی زانو یا کنار صندلی تان و به صورت ایستاده قرار دهید .
هنگام نشستن،با متانت بنشینید.
در معارفه ها و ملاقات های رسمی هیچ فردی را با نام کوچک صدا نزنید.
در صحبت های شفاهی شما دکمه برگشت ندارید، پس از دستور زبان صحیح استفاده و دقت کنید کلام تان انتقال دهنده پیامی باشد که در ذهن شماست.
با توجه به سطح رسمی بودن جلسه دقت کنید با مخاطب خودمانی نشوید تا وجهه حرفه ای طرفین حفظ شود.
رفتارهای نامناسب مثل دست زدن به اشیای روی میز، ایجاد سر و صدا با لوازم تحریرتان، حرکت دادن افراطی پا، ناخن جویدن و ضربه زدن روی میز با انگشتان خود را متوقف کنید. این رفتارها موجب پرت شدن حواس مخاطب شما خواهد شد.
نشان دهید که پذیرای شنیدن اظهارات مخاطب خود و برقراری ارتباط با او هستید. لبخند بزنید! این ظاهر با اعتماد به نفس، به شما حس اطمینان و تسلط بیشتری می بخشد.
مختصر و مفید سخن بگویید.
اگر در برابر کسی احساس ضعف کردید، راست بنشینید، شانه های خود را عقب بکشید و ارتباط چشمی خود را با مخاطب حفظ کنید. مردم به افرادی اعتماد می کنند که اعتماد به نفس دارند و یکی از بارزترین ویژگی های آنها این است که ارتباط « چشم در چشم » خود را حین صحبت با مخاطب حفظ می کنند . به محض تمام شدن جلسه ، محل را ترک کنید. اگر فردی پشت سرتان است، در را باز کنید و خارج شوید و برای او باز نگه دارید تا در به او نخورد. همیشه از کسی که در را برایتان باز نگه داشته تشکر کنید. اگر کسی در مقامی بالاتر از سطح شماست بایستید تا اول او خارج شود و در صورتی که میزبان هستید در را برای میهمان خود باز کنید تا اول او وارد یا خارج شود.